Tugas Pemrosesan Transaksi UKM"Kedai Bakso Ojolali"

Dari Hasil wawancara yang saya lakukan di UKM Kedai Bakso Ojolali, saya mendapat beberapa info dan jawaban yang sangat membantu saya dan menyelesaikan tugas wawancara sistem pemrosesan transaksi UKM ini.

Sebelumnya Tujuan saya memilih tempat makan kedai Bakso Ojolali untuk wawancara UKM ini, karena tempat tersebut menurut saya bagus prospek kemajuannya dalam berbisnis/usaha. Dan selain itu, semakin lama pelanggan di Kedai bakso ojolali ini bahkan semakin banyak karena promosi orang-orang yang membeli Bakso Ojolali ini.

Kedai Bakso ini Terletak di Jalan Raya bantar gebang setu,kelurahan padurenan.Pemilik Kedai Bakso ini bernama Bapak Suyadi yang kira kira berumur 50 tahunan.Sebelum mewawancarai pemilik Kedai Bakso Ojolali ini, saya telah mempersiapkan bahan-bahan pertanyaan yang ingin di tanyakan kepada pemilik kedai Bakso tersebut. Saya mempersiapkan kurang lebih 20 pertanyaan diantaranya adalah :

Pertanyaan :

Sejak Kapan usaha bakso ojolali ini didirikan atau berapa waktu yang anda butuhkan agar usaha bisa berkembbang seperti ini?

Jawaban :

Didirikannya Sekitar 30 tahun yang lalu ,dan masa proses perkembangannya sekitar 30 tahunan lebih

Pertanyaan :

Mengapa Usaha Bakso ini dinamakan atau disebut bakso Ojolali?

Jawaban:

Ya awalnya mencari cari nama yang pas saja menurut usul usul dari keluarga maupun kerabat karna niat usaha ini supaya nantinya dapat dikembangkan oleh keluarga juga,karna nama pun bisa dapat membawa rezeki jadi sepakatlah dengan usulan nama dari bahasa jawa karna saya pun oraang jawa yaitu Bakso Ojolali,yg maknanya pelanggan tidak lupa akan rasa bakso yang nikmat atau menjadi ketagihan untuk mencicipi dan mampir lagi

Pertanyaan:

Apakah dengan perkembangan usaha bakso ojolali yang cukup berkembang ini anda memiliki cabang bakso ojolali?kalau sudah memiliki cabang,ada berapa cabang di daerah sekitar bekasi ini?dan sudah berapa lama dibuka?

Jawaban:

Iya,Saya sudah mendirikan 3 cabang,dan cabang pusatnya pertama kali buka di daerah pasar setu yang usahanya masih berjalan sampai saat ini sejak 30 tahun lalu ,dan satu lagi di ruko depan perumahan bekasi timur regency yang berjalan sudah 10 tahunan,dan kedai yg ini sekitar baru 5 tahunan dibuka

Pertanyaan:

Menu apa saja yang anda jual ditempat usaha anda ini?dan berapa harga yang anda jual untuk menu menu yang ada di kedai bakso ini?

Jawaban:

Untuk yang utama Ada Mie Ayam bakso harganya 12.000/porsi,Menu bakso dari 10.000-15.000,beberapa menu minuman seperti teh botol,es campur,air mineral,es jeruk,es teh dsb

Pertanyaan:

Apakah kedai anda dibuka setiap hari dan Pukul Berapa usaha anda dibuka dan ditutup kembali pada pukul berapa?

Jawaban:

Ya,dibuka tiap hari,dari pukul 09.30 – 23.00,tapi kalau bulan puasa sekitar jam 3 Sore sudah buka hingga jam 23.00

Pertanyaan:

Berapa modal awal yang anda keluarkan untuk membuka usaha ini?dan modal itu dari hasil uang pribadi atau pinjaman?

Jawaban:

Sekitar 40 juta,untuk modal sebagian dari hasil pinjaman,18 juta langsung saya pakai untuk membayar kontrakan ruko yg pertahunnya 18 juta

Pertanyaan :

Dimana anda belanja kebutuhan barang yang anda butuhkan?barang tersebut dibeli sendiri atau dikirim?dan apakah bakso ini buatan sendiri atau pesan dari orang?

Jawaban :

Bahannya langsung saya beli sendiri dipasar setu,dan resep bakso ini buatan sendiri,stock untuk menyiapkan bakso dan membuat mie ayam untuk dijual sendiri saya buat bersama istri saya dirumah,yang nantinya tinggal siap untuk dijual.

Pertanyaan:

Bagaimana tahapan awalnya sehingga kini anda dapat membuka sebuah kedai bakso ini dan bisa membiliki cabang?

Jawaban:

Awalnya 30 tahun lalu saya dan saudara saya berniat ingin membuka warung bakso dan pada saat itu saya mencoba coba untuk membuat resep bakso,beberapa kali mencoba resep dari yang proses hasilnya gagal terus masih biasa hingga mencoba beberapa kali dan sampai mendapatkan resep bakso yang pas,dan akhirnya dengan modal yang masih pas pasan yg saat itu mengumpulkan modal bersama saudara saya untuk membuka warung gerobak bakso kecil kecilan di pasar pinggir jalan setu, namun semakin kesini setelah 10 tahun berjualan dengan melihat perkembangan pelanggan yg cukup ramai akhirnya saya berniat membuka kedai bakso di ruko yang cukup luas di daerah situ juga,dan masih berjalan hingga sekarang.Dan karna usaha ini pun masih dikembangkan oleh keluarga sehingga cabang yang saya buka masih dipegang oleh keluarga sendiri 

Pertanyaan :

Berapa Keuntungan perhari yang anda dapat ?

Jawaban :

Kalau hari pendapatan biasa sekitar Rp 400.000 , Kalau weekend atau hari libur sekitar Rp 500.000an atau bisa lebih dari 500.000 perhari

Pertanyaan :

Apakah usaha anda sudah pernah menerima pesanan?

Jawaban :

Ya sudah sering,seperti arisan atau acara keluarga tapi lebih sering biasanya pada saat pesanan Hajatan

Pertanyaan :

Adakah nomor yang dapat dihubungi untuk menerima pesanan?

Jawaban:

Iya ada kalo mau pesan langsung bisa kesini atau menghubungi nomor 081514567388

Pertanyaan:

Bagaimana cara pembayaran atau transaksi yang digunkan dalam usaha anda ini?

Jawaban:

Saya menerima berupa cash

Pertanyaan:

Bagaimana Anda mencatat pembukuan pemasukkan dan pengeluaran keuangan yang anda dapat dari usaha Anda ini ?

Jawaban :

Kami tidak membuat laporan pembukuan pemasukan karna ini usaha sendiri hanya saya mentargetkan pendapatan bersih sekitar 150 ribu yang bisa saya kantongi perhari,kalau dihitung laba bersih kira kira sebulan bisa 4 jutaan tapi kalau pengeluaran belanja kami catat di buku.

Pertanyaan :

Apa saja kebutuhan yang anda perlukan untuk membuka usaha bakso ini ?serta berapa budget yang anda keluarkan untuk membeli kebutuhan barang usaha anda atau bisa dibilang kalkulasi pengeluaran anda dalam sebulan?

Jawaban :

Untuk biaya pengeluaran ya paling untuk minuman yang dijual disini,stock 8 krat teh botol sekitar 360rb/bln,Aqua botol 3 dus 37rb karna lebih banyak yang pesan minuman botol,lalu bahan bahan makanan dan bahan kecil untuk es campur mie ayam bakso itu bisa sekitaran menghabiskan 3 jt lebih /bln nya,belum bayar listrik sekitar 200rb/bulan,dan kontrakan ruko cicilan perbulannya 1,5 jt,tabung gas untuk ukuran 3 kg yang saya pakai bisa 7 kali beli dalam sebulan sekitar 150 rb,belum lagi upah karyawan yang perhari dan gaji perbulan dengan 2 karyawan bisa 4juta lebih.jadi dana pengeluaran sebulan bisa sekitar 10 jutaaan

Pertanyaan :

Sistem pemasaran apa saja yang anda gunakan untuk mempromosikan bakso ojolali ini?

Jawaban :

Paling hanya,orang orang promosi dari mulut ke mulut,atau pada saat ada pesanan acara saya memberikan kartu nama,dan saya menaruh spanduk spanduk dipinggir jalan.

Pertanyaan :

Berapa Banyak karyawan anda saat ini di cabang yang ini?dan apa saja bagian tugas masing-masing pegawai?

Jawaban :

Ada 2 karyawan,karyawan 1 tugasnya melayani dan mengantar menu kepada pelanggan juga merapikan meja,karyawan saya yang kedua membuat minuman pesanan dan mencuci gelas atau mangkuk kotor.dan saya sendiri ikut turun tangan membuat menu pesanan makanannya

Pertanyaan :

Dengan sistem apa anda menggaji karyawan anda?

Jawaban :

Saya menggaji karyawan saya perkaryawan sebulan 1 juta,dan perhari juga saya memberikan tip 40 ribu per karyawan

Pertanyaan :

Apakah gaji tersebut tetap atau tergantung banyaknya pelanggan yang didapat?

Jawaban :

Saya mmemberikan gaji tetap,jadi saat sepi pembeli ataupun ramai pembeli tetap karyawan di gaji sesuai kesepakatan .

Pertanyaan :

Apakah stock yang anda persiapkan untuk perharinya selalu habis terjual atau masih ada sisanya ?

Jawaban :

Kalau lagi sepi untuk stock perharinya sendiri bisa tersisa,tapi kalau lagi ramai apalagi seperti sehabis lebaran,tahun baru,bulan puasa justru lebih ramai

Pertanyaan :

Apa tujuan Anda membuka usaha ini ?

Jawaban :

Untuk Masa depan Keluarga,memperbaiki ekonomi keluarga,dan agar investasi untuk jangka panjang supaya dapat membuka cabang cabang baru lagi

    - Analisis Pendapatan

Keuntungan Perhari yang didapat pak Suyadi dalam bisnis usaha Bakso Ojolali ini adalah sekitar Rp.400.000-500.000 ,dan Laba bersih yang diperoleh oleh pak Suyadi Perharinya adalah Rp.150.000,laba bersih yang diperoleh pak suyadi perbulan dapat mencapai Rp.4.500.000,dan sisa dari laba kotor dapat diputar kembali untuk membeli barang kebutuhan tambahan yang diperlukan untuk membuka usaha tersebut                   

    - Analisis Pengeluaran

Pengeluaran biaya usaha dalam sebulan dapat mengeluarkan sekitar Rp.10.500.000

Tinjauan Ekonomi:

stock 8 krat teh botol sekitar Rp.360.000/bln,Aqua botol 3 dus      Rp.37.000/bulan ,bahan bahan makanan dan bahan kecil untuk es campur, mie ayam dan bakso setiap belanja menghabiskan sekitar Rp1.500.000-2.000.000 stock bahan habis tidak bisa ditentukan ,bayar listrik Rp.200.000/bulan,dan kontrakan ruko cicilan perbulannya Rp.1.500.000 ,tabung gas untuk ukuran 3 kg dalam sebulan bisa menghabiskan sekitar Rp.150.000.

Tinjauan Tenaga Kerja:Untuk sistem penjualan Bakso Ojolali dibutuhkan 2 karyawan,setiap karyawan mendapatkan upah Rp.40.000/perhari,dan mendapatkan gaji tetap Rp.1.000.000/bulan

Jadi,untuk upah tenaga kerja pak suyadi mengeluarkan Rp.4.400.000/bulan

                              

    - Analisis Produksi

Perharinya pak Suyadi membuat Stock bakso dan mie ayam.Stock Bakso yang dibuat perharinya atau setiap menyetock membutuhkan 2 kg daging sapi dan bumbu bakso serta bahan penyajian lainnya.Dan untuk membuat mie ayam membutuhkan tepung terigu 5kg dan bumbu serta 1 ekor potong ayam.

Menu yang tersedia di kedai Bakso Ojolali:

Mie Ayam           : Rp.10.000

Mie Ayam Bakso     :Rp.12.000

Bakso Urat         :Rp.12.000

Mie Ayam Bakso Urat:Rp.15.000

Bakso Tahu         :Rp.12.000

Es campur          :Rp.8000

Es jeruk           :Rp.4000

Teh Botol          :Rp.3500

Teh manis          :Rp.3000

Jus Alpukat        :Rp.8000

Jus Jeruk          :Rp.7000

Jus Mangga         :Rp.8000

Jus Melon          :Rp.8000

    - Analisis Keuangan 

Modal Awal Yang Pak Suyadi miliki adalah Rp.40.000.000 pada saat membuka cabang Bakso ojolali ini.

Ia mengeluarkan modal pribadi sekitar Rp.10.000.000,lalu sebagian lagi adalah modal hasil pinjaman Rp.20.000.000.Dari Modal tersebut Rp.18.000.000 ia gunakan untuk menyewa/kontrak ruko pertahun dan sisanya untuk modal membeli bahan kebutuhan dan membayar listrik,serta untuk biaya upah pegawai

-Analisis Informasi

Ketepatan informasi kurang karena proses yang dilakukan masih manual,dan terkadang ada kesalahan pemesanan menu.Karna penjual tidak memberikan kertas menu pesanan.namun pesan langsung dengan pelayan.Jadi dampak jika pelanggan yang datang ramai akan memungkinkan bisa terjadi kesalahan pemesanan.  

-Analisis Pengembangan usaha

Dulu pak suyadi hanya berjualan menggunakan gerobak dipinggir jalan tspi sekarang ia mempunyai tempat sendiri dan cabang usaha sendiri.Dan dengan kesabaran dan ketekunannya Usaha bakso ojolali yang ia rintis telah maju dan berkembang.

-Analisis Keamanan

Data laporan pengeluaran masih dalam bentuk kertas,sehingga kemungkinan data hilang atau rusak sangat besar

-Anilisis Efisiensi

Perhitungan transaksi masih dilakukan secara manual, yang mengakibatkan sering terjadi kesalahan dalam hasil perhitungan. Sehingga pada saat pembuatan data, jika terjadi kekeliruan perhitungan atau ketidak sesuaian data maka perlu diadakan pengulangan.

-Analisis Pelayanan

jika pelanggan /kasir terjadi kesalahan perhitungan biaya harus mengulang dari awal menyebutkan /mencatat menu yang telah dibeli.dan Penjual menghitung ulang harga pesanan.karna si penjual tidak memberikan nota atau bon jadi proses transaksi pembayaran dilakukan manual diakhir. Pada saat konsumen ingin membayar harus menunggu lama karena si penjual harus menulis dan menghitung secara manual, sehingga konsumen harus mengantri cukup lama untuk menunggu membayar belum lagi Sistem kasir tidak terpisah pada penjualan kedai bakso tersebut,jadi Kasir dan penjual adalah orang yang sama

-   Skema alur proses transaksi UKM Bakso Ojolali

 

 

Keterangan :

Alur customer:

1. Pelanggan datang ke Kedai Bakso ojolali

2. Lalu pelanggan melihat menu yang tersedia di Bakso Ojolali

3. Pelayan Menghampiri Pelanggan,Lalu pelanggan memesan menu kepada pelayan

4. Pelanggan menunggu pesanan menu

5. Pelayan membawakan menu,dan pelanggan sudah menerima makanan yang dipesan

6. Setelah itu pelanggan menghampiri si penjual untuk membayar

7. Penjual mengkalkulasi biaya makanan yang dipesan secara manual,dan memberikan nota pembayaran

8. Pelanggan membayar  Makanan yang sudah di pesan kepada si penjualnya Langsung

9. Jika ada uang kembalian,penjual mengkalkulasi total uang kembalian

Alur Produsen:

1. Produsen menghitung total laba  kotor perhari,dan produsen mengambil laba bersih kemudian sisa laba kotor dikalkulasikan kembali untuk membeli kebutuhan barang dan keperluan lainnya

2. Produsen membeli stock bahan baku tambahan untuk dijual esok harinya dan membeli keperluan yang dibutuhkan,serta membayar biaya tanggung jawab usaha

3. Produsen membuat laporan keuangan dan mengkalkulasi total pengeluaran

4. Produsen membuat stock bahan makanan untuk dijual

5. Produsen menjual makanan sesuai  harga yang telah ditentukan dan harga makanan yang dijual sudah dikalkulasikan terlebih dahulu dengan biaya keuntungan yang diperoleh

Keterangan:

Diawali dengan konsumen,konsumen memesan dengan memilih menu yang dipesan lalu menyerahkan kepada pelayan selanjutnya pelayan memproses pesanan dari konsumen tersebut untuk diprosespesanan menu yang diinginkan konsumen dan mengecek tersedianya ,pelayan  menghampiri konsumen dan menawarkan menu lainnya,kemudian jika pesanan ada dan proses pembuatan telah selesai,pelayan mengantarkan pesanan tersebut ke konsumen.untuk konsep pembayaran,pelayan menyerahkan data yang dipesan konsumen dan konsumen menghampiri kasir lalu kasir akan memberikan nota pembayaran untuk konsumen tersebut maka proses selesai.

Kesimpulan yang saya dapat dari hasil wawancara ini adalah usaha yang dibuat mempunyai modal awal pertama kali membuka kedai cukup minim,tetapi lama kelamaan mendapat hasil atau keuntungan yang sangat besar. Menurut dari hasil wawancara saya, tempat sudah strategis Namun cara pemasarannya kurang efisien karna hanya melalui spanduk yang ada didepan kedai bakso nya saja alangkah lebih baik jika menaruh spanduk di pinggir jalan pas agar lebih terlihat , Selain itu saya menyarankan kepemilik Bakso ojolali tersebut untuk membuat pembukuan yang sangat detail karena pencatatan pemasukkan dan pengeluaran itu sangat penting untuk berjalannya usaha tersebut. Masih banyak kekurangan-kekurangan yang saya dapati dari tempat usaha kedai Bakso tersebut, selain pencacatan keuangan yang tidak detail, pemilik kedai tersebut tidak pernah mencatat pemasukkan di pembukuannya.dan sistem transaksinya masih kurang efisien.

Saya menyarankan untuk membeli buku Pencatatan Keuangan seperti buku yang dipakai oleh mahasiswa atau pelajar Akuntansi. Saya juga menyarankan untuk mecatat semua pengeluaran pembelanjaan usaha tersebut dengan detail, seperti pengeluaran masing-masing dari menu tersebut dicatat, dan bahan-bahan untuk masing-masing bumbunya dicatat dan membuat backup laporan dalam harddisk.Serta Sistem pelayanannya masih kurang.

Usaha itu kemajuannya sudah sangat pesat, dari yang hanya mempunyai beberapa pelanggan dan awalnya hanya membuka gerobak pinggir jalan, sekarang sudah memiliki pelanggan dari berbagai kalangan dan ada 3 cabang. Alangkah baiknya jika pembukuan pemasukkan dan pengeluarannya dicatat akan ketauan keluar dan masuknya uang secara jelas, mungkin saja jika pencatatan keuangannya dilakukan dengan detail dan jelas usaha itu bisa membuka cabang baru yang lebih banyak,tidak hanya di daerah bekasi saja ,dan bahkan bisa membayar orang untuk menjadi tukang masaknya. Pemilik bisa terima hasil bersihnya saja.

2. TEORI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

A. LATAR BELAKANG

       Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut beberapa sumber adalah sebagai berikut :

1.      “ Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”( Fauziah Fauzian, Accounting Information System P.2 :2000 )

2.      “Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama managemen).”(Steven A. Moscove, accounting Information System  P.6 :1981 )

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan denganakuntansi. Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah diwakili oleh sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Tiap model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak dengan segera digantikan oleh teknik yang lebih baru. Jadi, pada suatu waktu, terdapat berbagai generasi sistem di berbagai perusahaan yang berbeda, bahkan bisa sama-sama ada dalam sebuah perusahaan. Akuntan yang modern perlu membiasakan diri dengan berbagai fitur operasional semua pendekatan SIA yang mungkin akan dihadapinya. Dimana dalam evolusi model sistem informasi ini terdapat lima model yakni :

1.      Model proses manual

2.      Model sistem file datar

3.      Model sistem basis data

4.      Model  sistem REA

5.      Model sistem ERP

B. PEMBAHASAN

1. MODEL PROSES MANUAL

Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri dari berbagai kegiatan ,sumber daya dan personal fisik yang merupakan ciri banyak  proses bisnis. Ini meliputi  berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengadaan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta  penempatan pesanan ke pemasok.

Tetapi ada baiknya mempelajari proses manual sebelum belajar menguasai sistem berbasis komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu pembentukan hubungan yang penting antara  mata kuliah SIA dengan mata kuliah akuntansi  lainnya. Mata kuliah SIA sering kali merupakan salah satu mata kuliah akuntansi yang memungkinkan mahasiswa melihat asal data, cara pengumpulannya dan bagaimana serta dimana informasi digunakan  untuk mendukung operasi harian. Dengan mempelajari arus informasi, berbagai pekerjaan  utama serta penggunaan  catatan akuntansi tradisional dalam pemprosesan  akuntansi, fokus mahasiswa dibentuk menjadi perspektif proses bisnis.

Kedua, logika proses bisnis lebih mudah dipahami jika tidak tersembunyi dibalik teknologi informasi yang dibutuhkan untuk memicu dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan, pengadaan, serta pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem informasi. Contohnya pemberitahuan pengiriman yang mengimformasikan  proses penagihan untuk suatu produk  yang dikirimkan, melayani tujuan ini meskipun diproduksi  atau diproses secara manual atau elektronik. Setelah mahasiswa mempelajari pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, mereka akan lebih mempelari berbagai cara yang berbeda dan lebih baik untuk melakukan berbagai  pekerjaan ini melelui teknologi

Terakhir, prosedur manual menfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi, supervisi, verifikasi indenpenden, jejak audit, serta pengendalian akses. Oleh karena sifat manusia terdapat dalam inti berbagai isu pengendalian internal, maka arti penting dari aspek sistem informasi jangan sampai terlupakan.

2. MODEL SISTEM FILE DATAR

Pendekatan file datar seringkali dihubungkan dengan sistem warisan (legacy system). Sistem ini berupa sistem mainframe besar yang diimplementasikan  paada akhir tahun 1960  hingga 1980-an. Kini berbagai perusahaan masih menggunakan secara luas sistem ini. Akan tetapi, akhirnya sistem tersebut akan digantikan dengan sistem manajemen data basis modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap bekerja dengan teknologi sistem warisan.

Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya  sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.

Ketika banyak pengguna membutuhkan data yang sama untuk berbagai tujuan  yang berbeda, mereka harus mendapatkan rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Figur 1 menggambarkan bagaimana data penjualan ke pelanggan dapat disajikan  ke tiga pengguna yang berbeda  pada perusahaan ritel barang-barang yang tahan lama (durable goods). Fungsi akuntan membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan nomor rekeningnya dan dibentuk untuk menunjukkan saldo yang belum dibayar. Ini digunakan untuk penagihan ke pelanggan, penelusuran piutang usaha, serta pembuatan laporan keuangan. Fungsi pemasaran membutuhakan data  sejarah penjualan ke pelanggan  yang diatur berdasarkan demografinya. Fungsi ini menggunakan data tersebut untuk menargetkan promosi produk baru dan untuk menjual   upgrade produk. Kelompok perbaikan produk  membutuhkan data penjualan  ke pelanggan yang diatur berdasarkan  produk dan dibentuk untuk  tanggal perbaikan  yang dijadwalkan. Informasi semacam itu digunakan untuk membuat kontrak purnajual dengan pelanggan untuk menjadwalkan pemeliharaan, pencegahan, serta untuk menawarkan penjualan perjanjian  perbaikan.

3. MODEL SISTEM BASIS DATA

Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data (database model) untuk manajemen data. Figur 2 menggambarkan bagaimana pendapatan ini memusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data bersama  yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Jika data perusahaan berada dalam lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui system manajemen basis data (database management system-DBMS). DBMS adalah peranti lunak system khusus  yang di program untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya. Program dari pengguna akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan menvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data berdasarkan tingkat otoritas pengguna. Jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu akan ditolak. Jelas bahwa prosedur perusahaan untuk memberikan otoritas ke para pengguna adalah masalah pengendalian yang penting untuk dipertimbangankan oleh auditor.

Perbedaan yang paling utama antara model basis data dengan model file datar adalah pengumpulan data ke dalam sebuah basis data bersama yang digunakan oleh semua pengguna di perusahaan. Dengan akses ke domain penuh entitas data, berbagai perubahan dalam kebutuhan informasi pengguna dapat dipuaskan tanpa harus mendapatkan rangkaian data khusus tambahan. Para pengguna hanya  dibatasi oleh keterbatasan data yang tersedia untuk  entitas tersebut serta  legitimasi kebutuhannya, untuk mengakses data tersebut. Dengan berbagi data, berbagai masalah tradisional berikut ini yang berkaitan dengan pendekatan file datar mungkin dapat diatasi.

·         Eliminasi Redundansi Data

Tiap elemen data hanya disimpan sekali, hingga meniadakan redundansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanannya.

·         Pembaruan Tunggal

Oleh karena tiap elemen data hanya ada di satu tempat, maka elemen tersebut hanya membutuhkan prosedur pembaruan tunggal. Hal ini mengurangi waktu dan biaya untuk menjaga basis data tetap baru.

·         Nilai Terkini

Satu perubahan pada suatu atribut basis data secara otomatis disediakan bagi semua pengguna atribut tersebut.

File datar dan system basis data awal disebut sebagai system tradisional (traditional system). Dalam konteks ini, istilah “tradisional” berarti bahwa aplikasi system  informasi peusahaan (berbagai programnya) berfungsi secara indenpenden dari satu sama lain, bukan terintegrasi menjadi suatu kesatuan, system manajemen basis data awal didesain untuk berantar muka secara langsung dengan berbagai program file datar yang ada.

4.  MODEL SISTEM REA

REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan resources (sumber daya), events (kegiatan), dan agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan diantaranya. Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan. Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan penggunaan data transaksi secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan system informasi akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, integrasi.

Model REA diusulkan pada tahun 1982 sebagai model teoritis untuk akuntansi. Kemajuan dalam teknologi basis data telah berfokus pada ketertarikan yang baru pada REA sebagai alternatif   praktis untuk kerangka kerja akuntansi yang klasik. Berbagai elemen utama dari model REA diringkas sebagai berikut ini:

·         Sumber Daya

Sumber daya (resource) ekonomi adalah berbagai aktiva perusahaan. Sumber daya ini didefinisikan sebagai berbagai objek yang tidak mudah didapat serta dibawah kendali perusahaan. Definisi ini berbeda dari model tradisional karena tidak memasukkan piutang usaha. Piutang usaha adalah catatan lama yang hanya menyimpan dan mentransmisikan data. Karena piutang usaha bukan merupakan elemen dasar dari system tersebut, maka tidak perlu dimasukkan dalam basis data. Sebagai gantinya, piutang usaha diturunkan dari selisih antara penjualan ke pelanggan dengan kas yang diterima dari pembayaran penjualan.

·         Kegiatan

Kegiatan (event) ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi berbagai perubahan dalam sumber daya. Fenemona ini dapat berasal dari berbagai aktivitas seperti produksi, perdagangan, konsumsi, dan distribusi. Kegiatan bernilai ekonomi adalah elemen informasi yang sangat penting dalam system akuntansi serta harus ditangkap dalam bentuk yang sangat terperinci untuk menyediakan basis data yang lengkap.

·         Pelaku

Pelaku (agent) ekonomi adalah  orang-orang dan departemen yang berpartisipasi dalam kegiatan ekonomi. Pihak-pihak tersebut adalah pihak dalam dan luar perusahaan dengan kemampuan untuk memilih sendiri menggunakan atau membuang sumber daya yang bernilai ekonomi. Contoh pelaku adalah staf administrasi bagian penjualan, tenaga kerja bagian produksi, staf administrasi bagian pengiriman, serta para pemasok.

Model REA mensyaratkan agar fenomena akuntansi dikarakterisasikan dalam cara yang konsisten dengan pengembangan berbagai tampilan untuk beberapa pengguna. Data bisnis jangan diformat terlebih dahulu atau dibatasi secara buatan dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dari kegiatan ekonomi yang mendasarinya. Jadi, prosedur dan basis data REA distrukturisasi di sekitar kegiatan, bukan pada catatan akuntansi seperti jurnal, buku besar, daftar akun, dan pembukuan berpasangan (double-entry accounting).

5.  MODEL SISTEM ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya. ERP menembus berbagai hambatan fungsional tradisional dengan menfasilitasi adanya data bersama di antara  semua pengguna di perusahaan. Implementasi sistem ERP dapat berupa pengambilalihan besar-besaran, hingga dapat memakan waktu beberapa tahun, karena komplesitas dan ukurannya, sedikit perusahaan yang bersedia untuk dapat menyediakan sumber daya keuangan serta fisik dan menanggung resiko untuk mengembangkan  sistem ERP secara internal.

Salah satu masalah dengan model yang distandardisasi adalah model tersebut tidak selalu memenuhi  kebutuhan perusahaan yang sebenarnya. Contohnya, sebuah produsen tekstil di India yang mengimplementasikan peranti lunak  ERP hanya mendapati  modifikasi yang luas, tidak terduga, dan mahal yang  harus dilakukan pada sistem tersebut. ERP tidak akan memungkinkan pengguna untuk memberikan dua harga pada gulungan kain yang sama. Produsen tersebut menetapkan suatu harga untuk komsumsi kosmetik, tetapi menetapkan harga lain (empat kali lebih tinggi) untuk produk yang diekspor. Akan tetapi sistem ERP tidak memberikan cara untuk menetapkan dua harga untuk barang yang sama dengan tetap mempertahankan perhitungan persediaan yang akurat.

Perusahaan yang dapat mengimplementasikan ERP  dengan baik harus memodifikasi proses bisnisnya agar sesuai dengan ERP, memodifikasi ERP agar sesuai dengan bisnisnya, atau biasanya memodifikasi keduanya. Seringkali, aplikasi peranti lunak tradisional, perlu dihubungkan ke ERP untuk menangani berbagai  fungsi bisnis yang unik, terutama pada pekerjaan yang berkaitan erat dengan industri. Aplikasi-aplikasi ini, yang seringkali disebut  sebagai bolt-on, tidak selalu didesain untuk  berkomunikasi dengan peranti lunak ERP. Proses untuk menyelaraskan seluruh sistem dapat menjadi cukup rumit dan kadang gagal, hingga menghasilkan kerugian besar  bagi perusahaan. Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal, tetapi penghematan dari segi efisien akan sangat signifikan. Pihak manajemen  perusahaan harus sangat berhati-hati dalam memutuskan ERP mana, jika ada, yang terbaik untuk perusahaan.

C. KESIMPULAN

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa setiap sistem yang ada tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

Untuk itu, sebuah model system informasi dapat dikatakan baik apabila dapat menambah nilai, yaitu dengan cara:

·         Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

·         Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

·         Meningkatkan efisiensi

·         Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

·         Meningkatkan sharing knowledge

·         Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan