A. LATAR BELAKANG
Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut beberapa sumber adalah sebagai
berikut :
1. “ Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan
peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”( Fauziah
Fauzian, Accounting Information System P.2 :2000 )
2. “Sistem
Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan
yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti
inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama
managemen).”(Steven A. Moscove, accounting Information System P.6 :1981 )
Sistem informasi adalah
serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi
informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan
denganakuntansi. Selama lima puluh tahun
terakhir, sistem informasi akuntansi telah diwakili oleh sejumlah pendekatan
atau model yang berbeda. Tiap
model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model
sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih
lama tidak dengan segera digantikan oleh teknik yang lebih baru. Jadi, pada
suatu waktu, terdapat berbagai generasi sistem di berbagai perusahaan yang
berbeda, bahkan bisa sama-sama ada dalam sebuah perusahaan. Akuntan yang modern
perlu membiasakan diri dengan berbagai fitur operasional semua pendekatan SIA
yang mungkin akan dihadapinya. Dimana
dalam evolusi model sistem informasi ini terdapat lima model yakni :
1.
Model proses manual
2.
Model sistem file datar
3.
Model sistem basis data
4.
Model sistem REA
5.
Model sistem ERP
B. PEMBAHASAN
1. MODEL PROSES MANUAL
Model proses manual adalah bentuk sistem
akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri dari
berbagai kegiatan ,sumber daya dan personal fisik yang merupakan ciri
banyak proses bisnis. Ini meliputi berbagai pekerjaan seperti
pencatatan pesanan, pengadaan bahan baku, produksi barang untuk dijual,
pengiriman barang ke pelanggan, serta penempatan pesanan ke pemasok.
Tetapi ada baiknya mempelajari proses manual
sebelum belajar menguasai sistem berbasis komputer. Pertama, mempelajari sistem
manual membantu pembentukan hubungan yang penting antara mata kuliah SIA
dengan mata kuliah akuntansi lainnya. Mata kuliah SIA sering kali
merupakan salah satu mata kuliah akuntansi yang memungkinkan mahasiswa melihat
asal data, cara pengumpulannya dan bagaimana serta dimana informasi
digunakan untuk mendukung operasi harian. Dengan mempelajari arus
informasi, berbagai pekerjaan utama serta penggunaan catatan
akuntansi tradisional dalam pemprosesan akuntansi, fokus mahasiswa
dibentuk menjadi perspektif proses bisnis.
Kedua, logika proses bisnis lebih mudah
dipahami jika tidak tersembunyi dibalik teknologi informasi yang dibutuhkan
untuk memicu dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan, pengadaan,
serta pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem
informasi. Contohnya pemberitahuan pengiriman yang mengimformasikan
proses penagihan untuk suatu produk yang dikirimkan, melayani tujuan ini
meskipun diproduksi atau diproses secara manual atau elektronik. Setelah
mahasiswa mempelajari pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, mereka akan
lebih mempelari berbagai cara yang berbeda dan lebih baik untuk melakukan
berbagai pekerjaan ini melelui teknologi
Terakhir, prosedur manual menfasilitasi
pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi,
supervisi, verifikasi indenpenden, jejak audit, serta pengendalian akses. Oleh
karena sifat manusia terdapat dalam inti berbagai isu pengendalian internal,
maka arti penting dari aspek sistem informasi jangan sampai terlupakan.
2. MODEL SISTEM FILE DATAR
Pendekatan file datar seringkali dihubungkan
dengan sistem warisan (legacy system). Sistem ini berupa sistem mainframe besar
yang diimplementasikan paada akhir tahun 1960 hingga 1980-an. Kini
berbagai perusahaan masih menggunakan secara luas sistem ini. Akan tetapi,
akhirnya sistem tersebut akan digantikan dengan sistem manajemen data basis
modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap bekerja dengan teknologi
sistem warisan.
Model file datar (file flat model) menjelaskan
sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file
lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file
datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi,
pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui
sistem terintegrasi.
Ketika banyak pengguna membutuhkan data yang
sama untuk berbagai tujuan yang berbeda, mereka harus mendapatkan
rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan
masing-masing. Figur 1 menggambarkan bagaimana data penjualan ke pelanggan
dapat disajikan ke tiga pengguna yang berbeda pada perusahaan ritel
barang-barang yang tahan lama (durable goods). Fungsi akuntan membutuhkan data
penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan nomor rekeningnya dan dibentuk
untuk menunjukkan saldo yang belum dibayar. Ini digunakan untuk penagihan ke
pelanggan, penelusuran piutang usaha, serta pembuatan laporan keuangan. Fungsi
pemasaran membutuhakan data sejarah penjualan ke pelanggan yang
diatur berdasarkan demografinya. Fungsi ini menggunakan data tersebut untuk
menargetkan promosi produk baru dan untuk menjual upgrade produk.
Kelompok perbaikan produk membutuhkan data penjualan ke pelanggan
yang diatur berdasarkan produk dan dibentuk untuk tanggal
perbaikan yang dijadwalkan. Informasi semacam itu digunakan untuk membuat
kontrak purnajual dengan pelanggan untuk menjadwalkan pemeliharaan, pencegahan,
serta untuk menawarkan penjualan perjanjian perbaikan.
3. MODEL SISTEM BASIS DATA
Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah
yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data
(database model) untuk manajemen data. Figur 2 menggambarkan bagaimana
pendapatan ini memusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data bersama
yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Jika data perusahaan berada dalam
lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui
system manajemen basis data (database management system-DBMS). DBMS adalah
peranti lunak system khusus yang di program untuk mengetahui elemen data
mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya. Program dari pengguna
akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan menvalidasi serta
mengotorisasi akses ke basis data berdasarkan tingkat otoritas pengguna. Jika
pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu
akan ditolak. Jelas bahwa prosedur perusahaan untuk memberikan otoritas ke para
pengguna adalah masalah pengendalian yang penting untuk dipertimbangankan oleh
auditor.
Perbedaan yang paling utama antara model basis
data dengan model file datar adalah pengumpulan data ke dalam sebuah basis data
bersama yang digunakan oleh semua pengguna di perusahaan. Dengan akses ke
domain penuh entitas data, berbagai perubahan dalam kebutuhan informasi
pengguna dapat dipuaskan tanpa harus mendapatkan rangkaian data khusus
tambahan. Para pengguna hanya dibatasi oleh keterbatasan data yang
tersedia untuk entitas tersebut serta legitimasi kebutuhannya,
untuk mengakses data tersebut. Dengan berbagi data, berbagai masalah
tradisional berikut ini yang berkaitan dengan pendekatan file datar mungkin
dapat diatasi.
·
Eliminasi Redundansi Data
Tiap elemen data hanya disimpan sekali, hingga
meniadakan redundansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan
penyimpanannya.
·
Pembaruan Tunggal
Oleh karena tiap elemen data hanya ada di satu
tempat, maka elemen tersebut hanya membutuhkan prosedur pembaruan tunggal. Hal
ini mengurangi waktu dan biaya untuk menjaga basis data tetap baru.
·
Nilai Terkini
Satu perubahan pada suatu atribut basis data
secara otomatis disediakan bagi semua pengguna atribut tersebut.
File datar dan system basis data awal disebut
sebagai system tradisional (traditional system). Dalam konteks ini, istilah
“tradisional” berarti bahwa aplikasi system informasi peusahaan (berbagai
programnya) berfungsi secara indenpenden dari satu sama lain, bukan
terintegrasi menjadi suatu kesatuan, system manajemen basis data awal didesain
untuk berantar muka secara langsung dengan berbagai program file datar yang
ada.
4. MODEL SISTEM REA
REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk
pemodelan resources (sumber daya), events (kegiatan), dan agents (pelaku)
perusahaan yang sangat penting, dan hubungan diantaranya. Dari tempat
penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan
semua pengguna dalam perusahaan. Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan
penggunaan data transaksi secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan system
informasi akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, integrasi.
Model REA diusulkan pada tahun 1982 sebagai
model teoritis untuk akuntansi. Kemajuan dalam teknologi basis data telah
berfokus pada ketertarikan yang baru pada REA sebagai alternatif
praktis untuk kerangka kerja akuntansi yang klasik. Berbagai elemen utama dari
model REA diringkas sebagai berikut ini:
·
Sumber Daya
Sumber daya (resource) ekonomi adalah berbagai
aktiva perusahaan. Sumber daya ini didefinisikan sebagai berbagai objek yang
tidak mudah didapat serta dibawah kendali perusahaan. Definisi ini berbeda dari
model tradisional karena tidak memasukkan piutang usaha. Piutang usaha adalah
catatan lama yang hanya menyimpan dan mentransmisikan data. Karena piutang
usaha bukan merupakan elemen dasar dari system tersebut, maka tidak perlu
dimasukkan dalam basis data. Sebagai gantinya, piutang usaha diturunkan dari
selisih antara penjualan ke pelanggan dengan kas yang diterima dari pembayaran
penjualan.
·
Kegiatan
Kegiatan (event) ekonomi adalah fenomena yang
mempengaruhi berbagai perubahan dalam sumber daya. Fenemona ini dapat berasal
dari berbagai aktivitas seperti produksi, perdagangan, konsumsi, dan
distribusi. Kegiatan bernilai ekonomi adalah elemen informasi yang sangat
penting dalam system akuntansi serta harus ditangkap dalam bentuk yang sangat
terperinci untuk menyediakan basis data yang lengkap.
·
Pelaku
Pelaku (agent) ekonomi adalah
orang-orang dan departemen yang berpartisipasi dalam kegiatan ekonomi.
Pihak-pihak tersebut adalah pihak dalam dan luar perusahaan dengan kemampuan
untuk memilih sendiri menggunakan atau membuang sumber daya yang bernilai
ekonomi. Contoh pelaku adalah staf administrasi bagian penjualan, tenaga kerja
bagian produksi, staf administrasi bagian pengiriman, serta para pemasok.
Model REA mensyaratkan
agar fenomena akuntansi dikarakterisasikan dalam cara yang konsisten dengan
pengembangan berbagai tampilan untuk beberapa pengguna. Data bisnis jangan
diformat terlebih dahulu atau dibatasi secara buatan dan harus mencerminkan
semua aspek yang relevan dari kegiatan ekonomi yang mendasarinya. Jadi,
prosedur dan basis data REA distrukturisasi di sekitar kegiatan, bukan pada
catatan akuntansi seperti jurnal, buku besar, daftar akun, dan pembukuan
berpasangan (double-entry accounting).
5. MODEL SISTEM ERP
Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise
resource planning-ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan
perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis
utamanya. ERP menembus berbagai hambatan fungsional tradisional dengan
menfasilitasi adanya data bersama di antara semua pengguna di perusahaan.
Implementasi sistem ERP dapat berupa pengambilalihan besar-besaran, hingga dapat
memakan waktu beberapa tahun, karena komplesitas dan ukurannya, sedikit
perusahaan yang bersedia untuk dapat menyediakan sumber daya keuangan serta
fisik dan menanggung resiko untuk mengembangkan sistem ERP secara
internal.
Salah satu masalah dengan model yang
distandardisasi adalah model tersebut tidak selalu memenuhi kebutuhan
perusahaan yang sebenarnya. Contohnya, sebuah produsen tekstil di India yang
mengimplementasikan peranti lunak ERP hanya mendapati modifikasi
yang luas, tidak terduga, dan mahal yang harus dilakukan pada sistem
tersebut. ERP tidak akan memungkinkan pengguna untuk memberikan dua harga pada
gulungan kain yang sama. Produsen tersebut menetapkan suatu harga untuk
komsumsi kosmetik, tetapi menetapkan harga lain (empat kali lebih tinggi) untuk
produk yang diekspor. Akan tetapi sistem ERP tidak memberikan cara untuk
menetapkan dua harga untuk barang yang sama dengan tetap mempertahankan
perhitungan persediaan yang akurat.
Perusahaan yang dapat mengimplementasikan
ERP dengan baik harus memodifikasi proses bisnisnya agar sesuai dengan
ERP, memodifikasi ERP agar sesuai dengan bisnisnya, atau biasanya memodifikasi
keduanya. Seringkali, aplikasi peranti lunak tradisional, perlu dihubungkan ke
ERP untuk menangani berbagai fungsi bisnis yang unik, terutama pada
pekerjaan yang berkaitan erat dengan industri. Aplikasi-aplikasi ini, yang
seringkali disebut sebagai bolt-on, tidak selalu didesain untuk
berkomunikasi dengan peranti lunak ERP. Proses untuk menyelaraskan seluruh
sistem dapat menjadi cukup rumit dan kadang gagal, hingga menghasilkan kerugian
besar bagi perusahaan. Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal, tetapi
penghematan dari segi efisien akan sangat signifikan. Pihak manajemen
perusahaan harus sangat berhati-hati dalam memutuskan ERP mana, jika ada, yang
terbaik untuk perusahaan.
C. KESIMPULAN
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan
bahwa setiap sistem yang ada tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali
seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam
sistem tersebut. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap
orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi,
sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan
sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Untuk
itu, sebuah model system informasi dapat dikatakan baik apabila dapat menambah
nilai, yaitu dengan cara:
·
Menyediakan informasi yang akurat dan tepat
waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif
dan efisien.
·
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya
produk dan jasa yang dihasilkan
·
Meningkatkan efisiensi
·
Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan
keputusan
·
Meningkatkan sharing knowledge
·
Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

- Follow Us on Twitter!
- "Join Us on Facebook!
- RSS
Contact