4.Tulisan berjudul organisasi perkantoran

Organisasi Perkantoran

1. A.    Latarbelakang

Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan penting dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efesien. Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa mengoptimalkan efesiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasisebuah perusahaan.

Dewasa ini, prinsip pengorganisasian, yang digunakan manajer berasal dari berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun terakhir. Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian. Sehingga keorganisasian perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari Tahun ke tahun. Hal tersebut terjadi karena banyaknya civitas muda yang semakin berkembang.

Dalam hal ini akan lebih lanjut diperinci dengan prinsip-prinsip organisasi, struktur organisasi, merancang menganalisis dan mendeskripsikan pekerjaan, serta sekretaris atau kesekretariatan. Yang semuanya itu sangat urgen sekali dalam pembahasan organisasi perkantoran.  Dan selanjutnya untuk lebih jelasnya akan dibahas di bab berikutnya.

 A.    Pengertian Organisasi dan Perkantoran

Ada banyak macam organisasi dan banyak pula rumusan tentang pengertian “organisasi”. Namun, secara sederhana dapat dikatakan bahwa organisasi adalah suatu system kerja sama di antara sekelompok orang demi mencapai tujuan yang disepakati bersama[1].

Tapi ada pengertian lain tentang organisasi Sedangkan Matthias Aroef mengemukakan bahwa suatu organisasi terjadi  apabila sekelompok orang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuannya. Sejalan dengan itu Pfiffiner dan Sherwood memberikan definisi organisasi  sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terikat dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar,  menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan  semula secara sistematis.

Adapun Allen berpendapat bahwa organisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja,  mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan-hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerja sama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan[2].

Sementara itu, Stacey (1996) berdasarkan hasil penelitiannya menyimpulkan bahwa setiap organisasi yang dibentuk oleh manusia merupakan jaringan orang-orang, yang berfungsi sebagai agen-agen individu dan berinteraksi satu sama lain secara internal dalam suatu organisasi. Di samping itu, mereka juga berinteraksi secara eksternal dengan agen-agen lain dari organisasi yang berbeda[3].

Definisi Kantor: Kantor (dari bahasa Belanda kantoor)[4] adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi kepada dua jenis; kantor yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya dinamakan kantor cabang.

1. B.     Prinsip Organisasi

Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan atau organisasi. Prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan keuangan. Menurut Robbons (2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001), ada 6 prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:

1. 1.      Spesialisasi Pekerjaan

Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana derajat dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi terkenal setelah pada awal abad 20 Henry Ford berhasil mengimplementasikan spesialisasi pada assembly line ford model T dan menjadi best seller pada masanya. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai, sehingga ford dapat menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen mobil lain. Sejak saat itu, spesialisasi menjadi standar bagi dunia industry di seluruh dunia, terutama pekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah.

Pengulangan tugas yang serupa dengan rentang waktu yang lama akan meningkatkan tingkat produktifitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun di sisi lain, hal ini juga akan meningkatkan rasa bosan, stress, kualitas pekerjaan rendah, meningkatnya tingkat mangkir dari kerja. Jika dikalkulasi, hal tersebut akan mereduksi manfaat yang dijanjikan dari penerapan spesialisasi pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir aau menempatkannya dalam sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dapat meningkatkan produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan.

Seorang manajer administrasi harus dapat menentukan pekerjaan mana yang harus dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan, untuk menghindari dampak negatif dari penerapan spesialisasi pekerjaan.

2. Departementalisasi

Unsur ini merupakan dampak dari spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan pada devisi keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan dapat digabungkan dengan departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan.

Tugas dapat dikelompokkan berdasarkan produk yang dihasilkan perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang berkaitan dengan makanan instan (Indomie, Supermie, Sarimie, ataupun Kecap Bangau) dalam PT. Indofood Sukses Makmur. Hal ini meningkatkan akuntabilitas pada kinerja sebuah produk, karena aktifitas yang berkaitan dengan produk yang serupa (makanan) di bawah koordinasi perusahaan atau manajer yang sama.

Kategori lain dalam departementalisasi adalah kategori wilayah atau geografi. Perusahaan yang mempunyai target market regional, nasional, maupun internasional biasanya memiih jenis ini. Microsoft dan perusahaan multinasional yang lain biasanya menempatkan seorang country manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di suatu negara. Kategori lain adalah berdasar pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat dilihat dari sebuah bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdasarkan banyak sedikitnya uang yang ditempatkan. Nasabah eksklusif yang tabungannya di atas 1 millyar rupiah harus berbeda dengan nasabah yang tabungannya di bawah 50 juta.

Organisasi di lapangan sangat jarang menggunakan 1 kategori, minimal 2 kategori digunakan dalam pengorganisasian operasi perusahaan.

3. Rantai Komando

Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan “kepada siapa saya harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya harus berkonsultasi jika terdapat masalah dalam pekerjaan?”. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah. Menurut Robbins (2003), otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalani. Untuk menjaga agar dapat dijalankan, perlu kesatuan perintah yang mensyaratkan idealnya seseorang hanya mempunyai seorang atasan. Di mana dia dapat melaporkan dan mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.

Namun, seiring dengan berkembangnya tegnologi, prinsip rantai komando, otorias dengan kesatuan perintahnya menjadi kurang relevan. Staf dapat menggunakan email untuk berkomunikasi dengan CEO atau direktur yang lain tanpa melalui supervisornya. Di sisi lain ada tuntutan agar staf lebih mandiri dalam pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadikan konsep tim cukup relevan dan diimplementasikan di sebagian besar organisasi. Untuk organisasi semacam militer ataupun organisasi pemerintahan, unsur rantai komando masih menjadi standar dalam penyusunan struktur organisasi.

4. Rentang Pengawasan

Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Ada dua isu strategis yang bekaitan dengan unsur ini, yaitu apakah menggunakan rentang pengawasan yang besar (dalam struktur organisasi vertikal) atau lebar (dalam struktur organisasi horizontal). Siekman (2000) menyebutkan bahwa dengan menggunakan rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manajer dapat mengawasi bawahannya lebih dekat, dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan rentang pengawasan yang lebar. Namun Robbins (2003) berargumen bahwa hal tersebut akan meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manajer atau supervisor dan membuat pengambilan kepputusan berjalan lambat. Hal tersebut membuat rentang pengawasan yang lebar menjadi lebih banyak diimplementasikan diberbagai organisasi (Hammer dan Champy; 1993) dengan manfaat fleksibilitas yang meningkat serta dapat memberdayakan karyawan melalui kemandirian yang diberikannya.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pemimpin atau kantor pusat, dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisasi dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins (2003) mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat di mana pembuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabatan di perusahaan. Menurut Gomez Mejia, Balkin, dan Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam pengambilan keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini tren penggunaan desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas. Hal inilah yang mendasari penerbitan Undang Undang Otonomi Daerah Nomor 25 tahun 1999, karena pemerintah Republik Indonesia menyadari bahwa pemerintah daerah lebih dekat dengan permasalahan daerahnya masing-masing yang tentunya memahami dan mengetahui lebih baik kondisi daerahnya dibandingkan pemerintah pusat.

6. Formalisasi

Unsur ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji dkk (2004) sebagai dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada sudah diformalisasikan, akan diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya. Biasanya hal ini lebih tepat diterapkan dalam organisasi yang telah mapan, namun untuk organisasi yang mengedepankan inovasi dan kreatifitas sebagai standart ukurannya, biasanya tidak memformalisasikan pekerjaannya terutama untuk karyawan R&D nya. Namun untuk staf administrasi dengan jenis pekerjaan yang relatif berulang-ulang, formalisasi akan diterapkan sebagai alat kontrol atas penerapan administrasi yang baik.

1. C.    Struktur Organisasi

Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini menciptakan struktur organisasi. Dengan kata lain, struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin dan beberapa bawahan. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur yang lebih rumit.

Satu struktur oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan kaitkan satu sama lain. Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti.

Struktur organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang penting, yakni spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tangung jawabnya), standardisasi (perlu ada suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu), koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang pada stu pimpinan pusat (sentralisasi) atau dengan pembagian wewenang tertentu kepada tiap-tiap bagian (desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan).

Dibawah ini akan dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi, struktur modern dan organisasi informal dalam perusahaan.

1. 1.      Departementasi (fungsional, produk, wilayah)

Pembahasan mengenai struktur organisasi berdasarkan departementasi akan dibagi dalam tiga bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan dalam dunia perusahaan bisnis.

Fungsional paling banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-perusahaan menengah kebawah. Kata lain dari struktur organisasi fungsional adalah organisasi lini dan staf. Dibawah akan dibahas tentang struktur organisasi lini, staf dan lini-staf:

1. a.      Organisasi Lini

Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Dalam organisasi ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak digunakan pada perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik[5].

Kelebihan struktur garis. Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak ada halangan birokrasi[6].

Kekurangan struktur garis. Kekurangan terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks. Hal ini menjadikan manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri karena tidak adanya staf tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa tugas harus didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan pengganti personel manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas karyawan yang terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial[7].

1. b.      Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini[8].

Kelebihan struktur garis (lini) dan staf. Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi, manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Tentunya hal ini akan sulit kita jumpai pada struktur garis yang murni. Dan sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis[9].

Kekurangan struktur garis dan staf. Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita temukan fenomena karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang menghalangi perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf[10].

Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur dibagi kepada beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik, dsb). Tetapi mereka tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.

1. c.       Departementasi Produk

Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada beberapa produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali, maka perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap struktur organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan struktur organisasi fungsional[11].

Kelebihan struktur produk. Struktur ini memungkinkan beberapa devisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik untuk mereka. Katika struktur alternative digunakan seperti garis dan staf, proses dan prosedur akan terstandardisasi dalam keseluruhan perusahaan. Adapun aktivitas yang lain dapat di koordinasikan tersendiri oleh tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari kantor pusat[12].

Kekurangan struktur produk. Dengan dimungkinkannya tiap devisi untuk berjalan dengan cara masing-masing dibandingkan struktur lain, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa devisi dalam mencapai tujuan perusahaan. Lebih jauh, masalah yang dihadapi oleh beberapa devisi mungkin akan dirasakan perusahaan secara keseluruhan[13].

1. d.      Struktur Komite

Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial, dimana yang lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini cocok digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan sebelumnya. Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus berjalan, struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya[14].

Kelebihan struktur komite. Rekomendasi yang diberikan komite kadang kala diterima lebih baik dari pada yang dibuat oleh individu atau bawahan yang terdapat  dalam wewenang garis. Hal ini mungkin disebabkan conflict of interest dari anggota komite dapat dikatakan lebih minim dibandingkan “orang dalam” organisasi. Sebagai tambahan, pandangan yang luas dan beragam dari anggota komite memperluas rekomendasi mereka dan meningkatkan penerimaan dari yang lain, sehingga meningkatkan validitas rekomendasi tersebut. Penggunaan struktur komite juga mengurangi resiko membuat keputusan yang salah[15].

Kekurangan struktur komite. komite sring kali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan baik. Tidak semua komite sama produktifnya. Khususnya yang di dominasi oleh beberapa individu.

1. e.       Departemen Wilayah

Pembentukan struktur organisasi departementasi/divisional wilayah sangat diperlukan pada usaha yang beroperasi tersebar di berbagai wilayah baik pada beberapa Negara, propinsi, maupun daerah. Tujuan terbentuk organisasi ini dalam rangka meningkatkan pangsa pasar produk-produk mereka. Struktur organisasi wilayah umumnya digunakan oleh usaha perbankan, perdagangan, asuransi, dan sebagainnya. Bentuk struktur dapat dilihat sebagai berikut[16].

1. D.    Manajemen Perkantoran

Berdasarkan pemahaman mengenai organisasi dan manajemen secara umum, kini dapatlah dikatakan bahwa manajemen perkantoran adalah proses kerja sama didalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan)

1. 1.      Pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor atau tata usaha sering juga disebut paper work (pekerjaan kertas) atau clerical work (pekerjaan tulis menulis) karena sebagian besar pekerjaannya berupa tulis menulis atau berkaitan dengan kertas. Namun, secara luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam organisasi. Keterangan-keterangan itu mencakup surat-surat, dokumen, keputusan yang pernah diambil, agenda bekerja, perintah, laporan, prosedur kerja, data karyawan, investarisasi kekayaan organisasi, dan sebaginya[17].

Peranan pekerjaan kantor antara lain menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat serta melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhan.

Pekerjaan biasanya merupakan akibat dari kegiatan pokok (operatif) organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan susu mempunyai kegiatan pokok mengolah susu segar menjadi susu bubuk. Dalam menjalankan kegiatan pokok tersebut dengan sendirinya perusahaan ini harus menerima pesanan konsumen, mencatat bahan baku yang dibelinya, menghitung produk yang dihasilkan, mendata jam kerja karyawan, membuat akta pendirian perusahaan, mengurus perizinan usaha, menghitung dam membayar pajak, dan sebagainya yang semuanya melibatkan pekerjaan kantor.

Salah satu cirri pekerjaan kantor memang bersifat pelayanan, artinya dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain. Cirri lainnya adalah berkaitan dengan seluruh unsure organisasi, dan bahkan dilakukan oleh semua pihak didalam organisasi. Misalnya, seorang manajer yang menyimpan surat perintah rahasia dari atasannya sebenarnya melakukan tugas pengarsipan. Semua karyawan yang mengisi kartu presensi ketika masuk kantor sebenarnya juga melakukan sebagian pekerjaan tata usaha.

Jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam pekerjaan kantor antara lain meliputi pengolahan arsip dan investarisasi, komunikasi internal dan eksternal, tata usaha perlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha kepegawaian, dan penataan ruang kantor. Semua itu bisa dilakukan oleh satu unit tersendiri (misalnya manajemen kantor) atau dibagi-bagi kedalam beberapa unit. Bahkan dalam organisasi yang kecil tidak jarang semua pekerjaan itu dilimpahkan kepada seorang saja. Misalnya sekertaris.

Menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh George Terry, pada umumnya waktu kerja didalam sebuah kantor dipergunakan untuk tujuh macam kegiatan dengan perbandingan sebagai berikut:

1. Mengetik                                 24,60%
2. Menghitung                             19,50%
3. Memeriksa                               12,30%
4. Menyimpan arsip                     10,30%
5. Menelpon                                  8,80%
6. Menggandakan                         6,40%
7. Mengirim surat                          5,50%
8. Lain-lain                                  12,70%

1. E.     Personel kantor

Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama seperti orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa latin apparatus berarti alat) atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Kehususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya keseluruhan organisasi.

1. 1.      Tugas dan tanggung jawab personel kantor

Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bias jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebaginnya. Sebaliknya, dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang dimiliki tugas dan tanggung jawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum, dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut[18]:

1. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelanggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antara seluruh personel kantor, mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel, mengurus pemenuhan perlengkapan-perlengkapan kantor sesuai kebutuhan, dan sebagainya.
2. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua saurat masuk dan keluar.
3. Pembuat surat bertanggung jawab  tas pembuatan konsep surat keluar.
4. Penerima tamu bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu dan menerima telpon.
5. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengolaan kas dan pembukuan secara cermat.
6. 2.      Syarat-syarat personel kantor

Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut[19]:

1. Syarat pengetahuan

Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan criteria tertentu. Ia perlu menguasai matematika sederhana, tata cara bahasa Indonesia, dan sebaiknya bahasa inggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma, atau sarjana.

1. Syarat keterampilan

Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi, kemampuan menggunakan aplikasi computer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolahan data. Selain itu, personel kantor harus perlu memilki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

1. Syarat kepribadian

Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsure-unsur sikap yang umum, yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni loyalitas (kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan), dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan, ketekunan dan kerajinan, kerapian.

1. F.     Peran penting Manajer Kantor dan Pengawas kantor

Manajer kantor mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya. Jadi tujuan administrasi atau fungsi kantor, dari manajer kantor yaitu membantu manajer puncak agar mampu mengambil keputusan jangka panjang dan membantu manajer bawahan agar mampu bekerja lebih efektif dan efisien.

1. Uraian pekerjaan untuk manajer kantor

Menurut Mills (1984: 11), pekerjaan manajer kantor adalah[20]:

a)      Menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan ekonomis

b)      Menjamin ketersediaan sumber daya yang memadai untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan

c)      Menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan output dan pengeluaran berdasarkan anggaran

d)     Menegakkan sistem dan prosedur kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen

e)      Mengatur perekrutan, seleksi, dan prosedur peletihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa yang akan datang

f)       Menjamin suatu sistem komunikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional

g)      Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk kepentingan konsultasi staf yang efektif dan menjamin keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan personel kantor

h)      Mempertahankan sirkulasi kantor secara efisien dengan definisi yang jelas dari tanggung jawab dan tugas bawahan serta mempertahankan koordinasi dan kerjas sama antar staf

2. Basic qualification bagi seorang office manager

Menurut The Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang manajer kantor adalah:

a)      Kemampuan pejabat pimpinan

b)      Latar belakang praktek

c)      Latihan manajerial

d)     Kemampuan mengungkapkan diri

e)      Bersikap terbuka

f)       Keingintahuan

g)      Kreatifitas

h)      Pertimbangan sehat

i)        Kemampuan menjual gagasan

j)        Kesabaran

k)      Pengendalian emosi

l)        Kemampuan kerja sama

Menurut Moekijat (1997:4), seorang pengawas kantor adalah seseorang yang mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadio bawahan dari seorang manajer kantor. Adapaun tugas dari pengawas kantor adalah:

1. Tugas pokok

• Member perintah untuk melaksanakan pekerjaan
• Mengawasi pegawai dalam mengawasi pekerjaannya
• Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik karena ujung tomabk organisasi adalah karyawan operasional
• Memelihara hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana

2. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

• Merencanakan pekerjaan tiap seksi/unit. Misalnya: perintah perhitungan gai harus selesai tiap tanggal 26 Maret tiap bulan
• Mengusahakan agar pekerjaan selesai tepat waktu sehingga dapat mengetahui tahapan berikutnya yang harus dilaksanakan
• Menjamin adanya ketelitian. Misalnya: pegawai mengetik dengan 10 jari dengan cepat dan tepat
• Mengoordinasikan pekerjaan dengan seksi lain
• Membagi pekerjaan secara adil atau serata mungkin
• Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan

3. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

• Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik
• Mengembangkan latihan dengan sistem magang
• Mendelegasikan tanggung jawab dengan memberi kesempatan pada bawahan yang berbuat salah dengan catatan kesalahan tersebut masih ditolerir
• Mendamaikan perselisihan antar pegawai karena mempengaruhi produktifitas kerja
• Memelihara disiplin, memberi teguran, atau memberi pujian jika perlu

4. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

• Meminta rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian
• Bekerja dengan pengawas lain yang selevel
• Mengijinkan dan mendorong pertukaran pegawai
• Melaksanakan kebijakan perusahaan.

1. G.    Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsiakan, Pekerjaan

Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ada 3 hal penting yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu analisis alur kerja yang mendeskripsikan bagaimana sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaaan lainnya. Yang kedua adalah strategi bisnis yang di ambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut[21].

Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan[22]:

1. Penyederhanaan pekerjaan, asumsi ini didasari bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi lebih sederhana.
2. Pemekaran pekerjaaan, pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace dilakukan dengan memekarkan sebuah pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
3. Perotasian pekerjaan. Pendekatan ini dimungkinkan untuk merotasi karyawan di antara pekerjaan yang ada tanpa mengubah sebuah alur pekerjaaan.
4. Memperkaya pekerjaan, pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan.
5. Desain pekerjaan berdasarkan Tim, pendekatan ini dilakukan dengan memberi wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.

Setelah pekerjaan tersebut di rancang, rencana berikutnya adalah analisis pekerjaan yang merupakan pengumpulan informasi yang digunakan dalam membuat suatu keputusan tentang pekerjaan. Hal tersebut dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dan biasanya dalam melakukan sebuah analisi pekerjaan itu diahjukan beberapa pertanyaan yang diperlukan.

Sedangkan langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan, ada 2 jenis diskripsi pekerjaan[23]:

1. Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan.
2. Deskripsi pekerjaan secara umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan.

1. H.    Sekretaris dan kesekretariatan

Salah satu devisi atau posisi yang selalu terdapat dalam oragnisasi yang berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan kesekretariatan. Peran seorang sekretaris tidak lagi hanya sebagai pelaksana administrasi namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan seorang pemimpin dalam tugas administrasi dan manejerial, dan kdan di kantor juga sebagai pusat informasi.

Sekretaris menurut Webster adalah seorang pegawai yang yang memelihara warkat, melakukan kospondensi da tugas-tus administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan[24].

v  Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek yaitu[25]:

1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab:
2. Sekretaris organisasi, seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi maupun instansi pemerintah.
3. Sekretaris pribadi, seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi.
4. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja:
5. Sekretaris Yunior, yaitu sekretaris yang baru bekerja sebagai sekretaris di suatu organisasi.
6. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang mempunyai kemampuan dan pengalaman yang memadai dalam kapasitasnya sebagai sekretaris.
7. Berdasarkan spesialisasi: di samping memiliki kemampuan sebagai seorang sekretaris, mereka mempunyai keahlian tertentu yang dibutuhkan suatu organisasi[26].

v  Menurut Sutarto, pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam 5 bagian[27]:

1. Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima intruksi dari pemimipin, menangani surat-surat masuk dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
2. Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu denag pemimpin, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, menyusun prioritas acara kerja sehari-hari.
3. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan, misalnya penyimpangan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan, dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena tugas dari bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantor pimpinan beserta  pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa terhadap relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas insidentill, diantaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa seminar bila pimpinan berhalangan

v  Ada 3 tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam pekerjaannya[28].

1. Dependance, pada tahap awal seorang sekretaris memiliki tingkat ketergantungan yang tinggi pada rekan kerja maupun pimpinannya.
2. Independence, seiring dengan Adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap ruang lingkup pekerjaannya, sekretaris semakin mampu memahami dan melaksanakan tugasnya.
3. Interpendence, pada tahap ini sekretaris sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang lebih konstrutif dengan merasa ikut memiliki perusahaan, memahami segala sesuatu yang menyangkut kepentingan perusahaan, dan menjalin keterikatan kerja dengan bagian lain.

Sumber

http://id.wikipedia.org/wiki/Kantor