ORGANISASI
PENGORGANISASIAN PERKANTORAN
1. Pengorganisian terhadap office service
Dalam pengertianya
yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.
Organisasi adalah juga sistem. Sistem yang
berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan , yaitu
sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun
dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan kerjasama
itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka setujui bersama.
Kerjasama di antara
orang-orang dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di
sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat
berkomunikasi satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’
sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan
organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan
kerjasama itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan di
antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung
secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya
koordinasi dapatlah dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan ,
kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.
Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai
tujuannya secara penuh , maka tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat,
yaitu efisiensi dan sehat. Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa
organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber
pergesekan sehingga segenap perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil
kerjanya.
Setiap organisasi dibentuk tentulah karena
adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan macam-macam
dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan itu dengan penertiban
akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi adalah sekelompok aktivitas
atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya,
pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau secara praktis saling
tergantung satu sama lain.
Demikianlah tujuan organisasi dengan tahap
kelanjutanya di atas merupakan serangkaian ketergantungan yang untuk
lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Tujuan → Pekerjaan →Fungsi →Tugas
→ Pelimpahan Wewenang → Permintaan Tanggung Jawab → Kewajiban
Bertanggung Jawab.
Tangung jawab terakhir mengenai penunaian secara sepatutnya dari
seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak
pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan
organisasinya.
→Glenn W, Howard dan
Edward Masonbrink (Administration of
Physical Education, 1963) mencatat bahwa kantor sebagai pusat aktivitas
administrasi dapat berfungsi sebagai suatu :
- ruang studi dan kerja (a work and study room ),
- suatu ruang konperensi ( aconference room ) ,
- suatu ruang perundingan ( a negotiating room ),
- suatu pusat informasi ( an information center),
- suatu pusat pelayanan ( a service center ),
- suatu ruang warkat ( a room of records),
- suatu ruang penerima tamu ( a reception room),
- dan seringkali semata-mata sebagai suatu
lambang status ( a symbol of status).
Sebagai contoh sebuah perusahaan dapt mempunyai struktur
organisasi yang dapt digambrkan sebagai berikut :
PUCUK PIMPINAN
①Bagian Produksi
②Bagian Marketing
③Bagian Accounting
④Unit OfficeManager
Dengan demikian , dalam praktek perusahaan wewenang koordinasi dan tugas
pelayanan office manager itu dapat digambarkan demikian :
PUCUK PIMPINAN
①Bagian
Produksi - kantor pabrik A & kantor pabrik B
②Bagian
Marketing - kantor penjualan
③Bagian
Accounting - kantor keuangan
④Unit
Office Manager - juru- juru tata usaha
→Berhubungan dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam
lingkungan kantor tidak hanya seseorang office manager saja , melainkan
menjangkau sampai seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka
pengorganisasian perlu mengikuti asaz-asaz petunjuk dari simmons yg berikut :
a.
Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor bergantung pada
besarnya kantor itu.
b.
Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu
ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).
c.
Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu
para juru tatausaha menuju ke atas.
d.
Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para
pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana
meupun sebagi pengawas.
e.
Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala
sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau
rumitnya pekerjaan.
f.
Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg
diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.
g.
Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager untuk memikul tugas
bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.
→Mengenai pola pembagian
kerja di antara para pegawai dalam bidang tatausaha , pada umumnya menurut C. L Littlefield dan R. M . Peterson
( Modern Office Management, 1956) dikenal dengan 2 macam rencana :
1.Rencana Urutan
(serial plan)
2.Rencana Sejajar
(Paraflel Plan)
2)Sentralisasi Dan Spesialisasi Pekerjaan
Perkantoran
Dalam hubunganya dengan organisasi keseluruhanya maka pengorganisasian
tatausaha dapat memakai asas pemusatan
(sentralisasi) atau asas
pemencaran (desentralisasi).
a)
Asas Pemusatan
Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yg bersangkutan
dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yg berdiri sendiri di
samping satuan-satuan organisasi yg memikul pekerjaan-pekerjaan operatif.
b)
Asas Pemencaran
Berdasarkan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh
organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua
kerja ketatausahaan yg terdapat dalam lingkunganya sendiri.
→Untuk dijadikan pedoman dalam menerapkan kedua asas itu
pada setiap organisasi kantor, kepustakaan dan praktek administrasi perkantoran
di luar negri umumnya menetapkan pengertian tentang fungsi-fungsi pelayanan yg
bersifat pusat ( central service functions). Fungsi-fungsi ini kemudian
dilembagakan menjadi central service units (satuan-satuan pelayanan
pusat). Menurut Littlefield dan Peterson, segi-segi tatausaha yg seringkali
dibentuk menjadi satuan pelayanan pusat itu ialah aktivitas-aktivitas:
-mail (pengiriman surat-surat)
-files ( pemeliharaan berkas-berkas)
-transcription ( tata hubungan)
-duplicating (penggandaan warkat)
-tabulating(pendaftaran)
-reception (penerimaan tamu)
Supplies ( pengadaan material tatausaha)
-building service (pelayanan yg menyangkut pergedungan).
Cara pengorganisasian tersebut di atas merupakan jalan tengah di antara 2
kutub pelaksanaan sentralisasi sepenuhnya dan desentralisasi seluruhnya dalam
bidang tatausaha.
Menurut Geoffrey Mills dan OliverStandingford (office Organization and Method, 1978), spesialisasi dalam pekerjaan
perkantoran hanya boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan-tujuan
yang berikut :
a.
To separate different skills ( Memisah-mesihkan keterampilan-keterampilan yang
berlainan).
b.
To separate simple from complex tasks (Memisahkan tugas yang sederhana dari
tugas yang rumit).
c.
To use specialized knowledge (Mempergunakan ppengetahuan khusus).
d.
To permit independent checking (Memungkinkan pemeriksaan tersendiri).
e.
To prevent fraud (Mencegah kecurangan).
2)
Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretaris.
Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris.
Untuk jelasnya kadang-kadang juga disebut sekretaris pribadi (private
secretary) apabila ia menyelenggarakan surat-menyurat yang bersifat pribadi
atau rahasia dari pimpinanya.
Menurut sebuah buku pegangan singkat yang disiapkan oleh 2 penulis
Filiphina, istilah “secretary” diartikan sebagai:
“an assistant to a chief who takes
dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks or reminds her
chief of his official engagements or appointments and performs many other
related duties that increase the effectiveness of the chief”.
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan
surat-menyurat , menerima tamu-tamu , memerikasa atau mengingatkan kepalanya
mengenai kewajibanya yang resmi atau perjanjianya dan melakukan banyak
kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari
kepala itu.)
Perkataan Inggris “secretary” itu berasal dari kata Perancis kuno “secretaire” yang pada giliranya
berasal dari bahasa latin, yaitu:
-secretarium/secretaries : artinya a confidential officer ( seorang pejabat
yang dipercaya menyimpan rahasia).
-secret-us : artinya secret (rahasia).
Jadi pada permulaanya sekretaris adalah seseorang petugas yang diberi
kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Akhirnya tugas sekretaris itu dapat diperluas dengan segi-segi
tatausaha lainnya sepertin misalnya memelihara dokumen-dokumen, menyambung
atau menerima telepon, mencatat perjanjian-perjanjian dari kepalanya,
atau menyusun risalah-risalah rapat.
Sebagai sekedar contoh mengenai sekretaris yang mempunyai peranan sebagai
manager dapatlah dikemukakan jabatan-jabatan yang sebagai berikut:
a)
Sekretaris jenderal pada tingkat internasional.
b)
Secretary di tingkat pemerintahan nasional Amerika Serikat.
c)
Sekretaris pada tingkat lokal.
Pada pokoknya
sekretaris adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam
bidang tatausaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan
sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretaris juga tampak meluas sehingga
sering-sering meliputi bidang-bidang kepegawaian , keuangan, perbekalan, dan
hubungan masyarakat.
→Ciri-ciri yang diperlukan untuk menjadi sebuah
sekretaris adalah sebagai berikut:
-Sincerity (kesungguhan, yaitu minat yang
sungguh-sungguh terhadap pekerjaan, atasan, perusahaan, dan masa depannya)
-Dedication (pengabdian, yaitu kesanggupan
menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantornya)
-dan Ambition (cita-cita , yaitu menetapkan suatu
tujuan dan hasrat untuk menacapai tujuan itu).
0 komentar:
Posting Komentar