21.KONSEP DATA DAN INFORMASI SERTA STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN by makalah annisa

 

KONSEP DATA DAN INFORMASI SERTA STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis)  maupun pimpinan pada semua jenjang.
Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.

Dalam makalah sistem informasi manajemen ini, topik-topik yang dibahas antara lain berkenaan dengan bagaimana pemanfaatan teknologi informasi dikaitkan dengan pentingnya atau bantuannya dalam proses pengambilan keputusan manajemen. Selain itu dibahas pula mengenai perkembangan dari sistem informasi manajemen, tahap-tahap pengembangan sistem, dan peran penting dari sistem pendukung untuk pengambilan keputusan. Dalam kesempatan ini penulis akan menjelaskan mengenai struktur sistem informasi manajemen secara terperinci.

B.       RUMUSAN MASALAH

1.         Apakah pengertian dari struktur sitem informasi manajemen?

2.         Apa saja karakteristik struktur sistem informasi manajemen?

3.         Bagaimana perkembangan konsep sistem informasi manajemen?

4.        Jelaskan pengertian data dan informasi?

 5.   Apa yang di maksud dengan reduksi data?

C.      TUJUAN

1.         Memahami pengertian dari struktur sitem informasi manajemen.

2.         Memahami karakteristik struktur sistem informasi manajemen.

3.         Memahami perkembangan konsep sistem informasi manajemen.

4.         Memahami komponen fisik sistem informasi manajemen.

5.         Memahami sintesis struktur sistem informasi manajemen.

DATA DAN INFORMASI

A.               DEFINISI DATA DAN INFORMASI

v  Beberapa definisi tentang data:

·         Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan.

·         Dari sudut pandang bisnis, data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization’s description of things (resources)and events (transactions) that it faces).

·         Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

·         Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

v  Beberapa definisi tentang informasi dari sumber yang berbeda-beda:

·         Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

·         Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

·         Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

·         Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

v  Dari beberapa penjelasan diatas sehingga dapat disimpulkan bahwa:

·         Data adalah nilai yang mendeskripsikan dari suatu objek atau kejadian.

·         Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian sehingga akan berguna untuk pengambilan keputusan.

B.               MODEL SISTEM KOMUNIKASI

b.1. Model dari sistem komunikasi

Pemancar mengirim data dalam bentuk kode untuk dikirim melalui suatu saluran ke penerima. Pesan yang datang dari sumber ke pemancar biasanya berupa sandi (melalui encoder) sehingga ia dapat dikirimkan kembali melalui saluran komunikasi dan pesan tersebut harus diterjemahkan kembali (melalui decoder) agar dapat dimengerti oleh di penerima. Saluran tersebut tidak selalu dapat mengirimkan sandi pesan tersebut dengan sempurna karena adanya gangguan dan distorsi. Distorsi disebabkan oleh operasi yang diketahui (bahkan disengaja) dan dapat dikoreksi dengan operasi yang berlawanan. Gangguan merupakan interferensi random dan tak terduga.

b.2. Terdapat 5 elemen dari Model Sistem Komunikasi

1.      INFORMATION SOURCE : adalah yang memproduksi pesan.

2.      TRANSMITTER (Encoder): yang menyandikan pesan dalam bentuk sinyal.

3.      CHANNEL : adalah saluran pesan.

4.      RECEIVER (Decoder): adalah pihak yang menguraikan atau mengkonstruksikan pesan dari sinyal

5.      DESTINATION : adalah dimana pesan sampai

C.               ENTROPI DAN REDUDANSI

c.1. Entropi

Yaitu konsep acak (randomness), di mana terdapat keadaan yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika prediktabilitas / kemungkinannya rendah (low predictable) dan informasi yang ada tinggi (high information). Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai sarana untuk memperbaiki komunikasi, entropi dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi. Biasanya dikaitkan dgn khalayak yg mempunyai tingkat homogenitas tinggi/spesifik.

c.2. Redudansi

Adalah  sesuatu yang bisa diramalkan atau diprediksikan (predictable) dalam suatu pesan. Apabila prediktabilitasnya tinggi (high predictable), maka informasinya rendah (low information). contoh : Jika saya berjumpa dgn seorang teman di jalan dan berkata “Helo”, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly redundant). Redundansi membantu mengatasi kekurangan-kekurangan dari saluran yang mengalami gangguan. (jalur komunikasi yang noise) contoh : ejakata: copy c o p y, gift g i f t, dll.

D.               Reduksi Data

Reduksi data adalah proses analisis untuk memilih, memusatkan perhatian, meyederhanakan, mengabstraksikan serta mentransformasikan data yang muncul dari catatan-catatan lapangan (Patilima, 2005). Mereduksi data berarti membuat rangkuman, memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal penting, mencari tema dan pola, serta membuang yang dianggap tidak perlu. Reduksi data dilakukan dengan pertimbangan bahwa data yang diperoleh dari lapangan jumlahnya cukup banyak, untuk itu perlu dipilih dan dipilah sesuai dengan kebutuhan dalam pemecahan masalah penelitian. Dalam mereduksi data setiap peneliti dipandu oleh pertanyaan penelitian yang harus dijawab berdasarkan data. Bagi peneliti pemula, reduksi data dapat dilakukan melalui diskusi dengan teman sejawat atau orang yang dipandang ahli dalam bidangnya.

v  Reduksi data terdiri dari :

·         Klasifikasi data dan Kompresi Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian Inferensi (Pengambilan Keputusan )Klasifikasi data dan Kompresi Sistem dapat menggolongkan data utk mengurangi volume data. Klasifikasi secara keseluruhan yg berbeda-beda menyatakan pemampatan / kompresi data.

·         Klasifikasi data Data Kualitatif : Berupa kategori yang tidak berbentuk angka Nominal : perlu sub bagian untuk mengelompokkan dan mendeskripsikan data Ordinal : perlu urutan peringkat Data Kuantitatif : dinyatakan dengan angka Diskrit : data dalam bilangan pasti (bulat), diperoleh dengan cara mencacah Kontinyu (continue) : data dalam bilangan decimal, diperoleh dengan cara menghitung Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian ada banyak transaksi & peristiwa-peristiwa yang merupakan informasi dalam pengambilan keputusan.

v  Reduksi Data Tingkat peringkasan penyaringan keorganisasian tergantung pada tingkat pengambil keputusan misalnya :

·         DIREKTUR : meringkas penjualan dgn total penjualan perdaerah MANAGER

·         PENJUALAN : meringkas penjualan berdasarkan masing – masing wiraniaga dan berdasarkan produk.

Ø  Contoh : Sikap pelanggan yg diterima wiraniaga, perubahan kebijakan agen-agen & kondisi keuangan para pensuplai. Pesan-pesan ini diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode keorganisasian utk mendapatkan data & saluran komunikasi yg tersedia

v  Peringkasan dan Penyaringan keorganisasian

Sistem perakunan mengelompokkan dan memampatkan data transaksi yang di bu-

tuhkan untuk tujuan-tujuan perakunan. Tetapi banyak transaksi dan peristiwa lain

mempunyai hubungan (merupakan informasi) untuk pengambilan keputusan. Beberapa

contoh adalah sikap pelanggan yang diterima wiraniaga, perubahan kebijakan agen-agen

pemerintah, dan kondisi keuangan para pensuplai utama. "pesan-pesan ini diringkas dalam

berbagai cara dalam perjalanannya menuju puncak organisasi. Efisiensi komunikasi

tergantung pada metode keorganisasian untuk mendapatkan data dan saluran komunikasi

yang disedikan bagi mereka. Bila tidak ada prosedur resmi untuk menggolongkan,

meringkas, dan menyampaikan pada para pengambil keputusan, maka isyarat-isyarat

dapat tersaing oleh elemen-elemen keorganisasian. Sebagai contoh, keluhan pelanggan

alas taktik wiraniaga dalai i sebuah distrik penjualan dapat dihambat oleh manajer penjualan

distrik yang tidak ingin kritik tersebut menyerangnya dan mungkin menganggap dapat mengatasi sendiri situasi tersebut.

v  Reduksi DataInferensi (Pengambilan Keputusan )

mereduksi data dengan cara mengambil keputusan dari seperangkat data & inferens ( bukan data yang resmi) untuk dikomunikasikan dalam organisasi

Ø  Contoh pesan inferensi : Dugaan peranan lembaga antirust dalam merger pada periode mendatang. Data ini tidak memiliki kepastian, tetapi penerima inferensi mengandalkan data ini.

E.               MUTU INFORMASI

Mengukur kualitas dari informasi, bisa dilihat dari 3 pilar yang harus diperhatikan: Akurat Informasi dikatakan akurat yaitu informasi harus jelas mencerminkan maksud yang disampaikan dan harus bebas dari kesalahan-kesalahan serta tidak bias atau menyesatkan. Tepat Waktu Informasi yang dikirimkan dan sampai kepada penerima informasi haruslah tepat waktu dan tidak boleh terlambat. Relevan Informasi dikatakan relevan apabila informas itsb harus bermanfaat bagi si penerima informasi. Relevansi informasi yang diterima oleh masing-masing penerima sangatlah berbeda-beda.

v  Mutu Informasi Nilai dari suatu informasi ditentukan dari 2 hal, yaitu:

1.      Manfaat Informasi

2.      Biaya mendapatkan informasi Dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan nilai uang, akan tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dgn analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.

v  Sumber – Sumber Kesalahan :

·         Metode pengukuran & pengumpulan data yang salah

·         Tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar

·          Data hilang atau tidak terolah

·         Kesalahan batas atau mengkoreksi data

·         File historis / induk yang salah

·         Kesalahan dalam prosedur pengolahan (salah program)

·         Kesalahan yang disengaja

v  Sumber  Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diatasi dengan :

·         Pengendalian intern utk mengatasi kesalahan

·         Audit intern dan ekstern

·          Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data

·          Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran & pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi

v  Penyebab Kesalahan Informasi Menurut Gordon B. Davis, antara lain disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:

·         Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

·         Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

·         Hilang/ tidak terolahnya sebagian data.

·         Pemeriksaan/ pencatatan data yang salah.

·         Dokumen induk yang salah.

·         Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal : kesalahan program aplikasi komputer yang digunakan).

·         Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.

v  Cara Mengatasi Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut:

·         Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan.

·         Pemeriksaan internal dan eksternal.

·         Penambahan batas ketelitian data.

·         Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

F.                PENERAPAN KONSEP INFORMASI PADA RANCANGAN SISTEM INFORMASI

Seperti yang tadi dijelaskan telah memberikan garis besar konsep informasi dalam teori informasi, reduksi data, mutu infornlasi, dan usia informasi. Bagian ini meringkaskan penerapan semua konsep ini ke dalam perancangan sistem informasi.

Maternatika teori informasi telah diterapkan dalam perancangan sistem komunikasi.

v  Matematika tidak dipakai dalam lingkungan sistem informasi manajemen yang lebih rumit, tetapi ada beberapa pandangan diberikan teori tersebut:

·         Informasi mempunyai nilai kejutan.

·         Informasi mengurangi keraguan.

·         Adanya infonnasi karena pilihan.

·         Tidak semua data yang dikomunikasikan mempunyai nilai infornlasi.

·         Sifat redundan bennanfaat untuk mengendalikan kesalahan komunikasi.

Model dasar sistem kornunikasi dalarn teori infonnasi lebih rumit bila manusia

diikutsertakan. Manusia adalah sistem yang dapat menyesuaikan diri dalam menuju sasaran.

Karena itu lehih sulit diterangkan daripada sebuah sistem komunikasi perangkat keras.

STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.      PENGERTIAN STRUKTUR SIM

Struktur adalah susunan dan hubungan antar komponen bagian yang saling berpengaruh terhadap komponen lainnya.

Sistem informasi manajemen adalah proses komunikasi dimana informasi masukan (input) diproses dan disimpan untuk menghasilkan output yang berupa keputusan tentang perencanaan, pengoperasian, dan pengawasan.

Sehingga dapat disimpulkan pengertian struktur sistem informasi manajemen adalah susunan suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi dengan tujuan untuk memberikan kemudahan bagi proses manajemen dan menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan.

B.       KARAKTERISTIK SIM

1.    SIM membantu manajer secara terstruktur pada  tingkat operasional dan tingkat kontrol. SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf kantor.

2.    SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik.

3.    SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

4.    SIM berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi.

5.    SIM juga berorientasi pada data-data di dalam organisasi disbanding data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relative stabil.

6.    SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang.

C.      PERKEMBANGAN KONSEP SIM

Pada pertengahan tahun 1960-an sebagian besar perusahan besar akhirnya mengatasi kesulitan penerapan komputer. Pengetahuan tentang komputer diperusahaan pada waktu itu terbatas pada sejumlah kecil specialis informasi dan para specialis itu tidak memiliki pengalaman nyata dalam mengarahkan melalui langkah-langkah dari siklus hidup sistem. Bangkitnya perusahaan-perusahaan besar pada akhir abad ke-18 menciptakan kebutuhan sebuah sistem informasi yang lebih besar dan rumit dari pada sistem yang dirancang untuk perusahaan yang agak kecil yang ada sebelum masa itu. Sistem informasi manajemen hendaknya terus-menerus diperiksa untuk menjamin sistem tersebut terorientasi kepada pemakai. Selama penggunaan sistem baru, pegawai harus mengetahui bahwa beban yang besar diberikan kepada manajer operasi yang harus memelihara sistem lama untuk memproses pekerjaan sehari-hari guna membantu peralihan sistem yang lama ke sistem yang baru, serta untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan  sistem yang baru tersebut.

Ada empat bidang pokok konsep dan pengembangan sistem yaitu:

1.    Akuntansi manajerial

2.    Ilmu pengetahuan manajemen

3.    Teori manajemen

4.    Pengolahan komputer

Kemampuan komputer telah  membantu perkembangan konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM) karena perangkat  keras dan perangkat  lunak telah membuka dimensi baru yang digunakan dalam konseptualisasi sistem informasi bagi sebuah organisasi.

D.      KOMPONEN FISIK SIM

1.    Perangkat Keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi manajemen terdiri dari komputer (pusat pengolah, unit masukan/ keluaran, unit penyimpanan file, dan lain sebagainya).

2.    Perangkat Lunak

Perangkat lunak dapat dibagi menjadi 3 jenis utama:

a.    Sistem perangkat lunak umum

Seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b.    Aplikasi perangkat lunak umum

Seperti model analis dan keputusan.

c.    Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

3.    Database

File yang berisi program dan data yang dibuktikan dengan adanya media penyimpanan seperti hard disk agar memudahkan dalam pencarian data.

4.    Prosedur

Merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi.

Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu:

a.    Instruksi untuk pemakai

b.    Instruksi untuk penyiapan masukan

c.    Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer

5.    Personil

Operator komputer, analisis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi.